Недавно мы сталкнулись с проблемой планирования запусков: как планировать рекламу в рамках месяца, когда вебинаров несколько в неделю и нужно оперативно готовить все материалы, за какой срок получать бюджет, чтобы все было готово к нужному сроку без косяков.

Нужна система, которую понимали бы и принимали бы все вовлеченные в нее, которая содержит весь накопленный опыт ошибок и их исправлений. Что делать в критических ситуациях.

Если у вас есть такая же проблема, то пользуйтесь нашим алгоритмом:

Заведите доску с вебинарами и датами, когда они должны быть.
Мы используем для этого бесплатный сервис Asana. Сама метология подходит для любой канбак доски (доска со стикерами)

Создайте шаблон карточки вебинара,
Вы будете копировать ее, когда планируете новый вебинар. В нем будут ссылки на все инструкции и чек-листы проверки.

Создайте карточки с каждым из намеченных вебинаров.
У нас расписание вебинаров на ближайший месяц хранится в карточке Сетка вебинаров. Для каждого вебинара создайте свою карточку с названием и датой вебинара

Заведите колонки, соответствующие статусу вебинара.
Статус это шаг в работе над вебинаром. У нас это

• Новые вебинары в работе
• Созданы аккаунты
• Подготовлены креативы + текста для рекламы
• Согласованы креативы и текста
• Загружены РК с актуальными настройками и креативами/текстами
• Реклама прошла модерацию
• Баланс пополнен
• Запущены
• Вебинар прошел
• Отчет составлен

Напишите подробную инструкцию
Напишите или снимите на видео, что нужно делать на каждом из этапов, чтобы перевести вебинар из одного состояния в другой. Дополняйте каждую из инструкцию чек-листом проверки качества, так вы избежите лишних проверок и ошибок от исполнителей.

Дополняйте инструкции
Когда исполнители задают новые вопросы, возникшие из-за непредвиденных ситуаций или недопониманий инструкций, заносите уточнения туда же.

Добавьте ссылки на инструкции в шаблон вебинара.
Так прямым исполнителям будет проще и опять же снимет с вас кучу вопросов.

В итоге у вас получится структура планирования вебинаров, в которой вы можете посчитать сколько времени уходит на подготовку к запуску и на каждую итерацию в среднем.